Jan van Til

Hup informatiehub

Hup informatiehub!

Jan van Til

Verreweg de meeste informatieverzamelingen worden tegenwoordig gemanaged met behulp van informatiesystemen. Dergelijke informatiesystemen annex informatieverzamelingen worden meestal betrekkelijk onafhankelijk van elkaar, elk vanuit eigen invalshoek(en), ontwikkeld en onderhouden. Mede daardoor vullen veel informatieverzamelingen elkaar prachtig aan terwijl er tegelijk ook sprake is van (mogelijk tegenstrijdige) overlappingen. Ter illustratie: veel informatieverzamelingen bevatten informatie over personen.

Uit overwegingen van efficiency is in de loop van de tijd de idee ontstaan informatieverzamelingen te koppelen. Zo’n verbinding heet ook wel “interface” en loopt via de managende informatiesystemen. Om “de interfacing” ter invulling van een bepaalde informatiebehoefte ordelijk te laten verlopen, moet in de ene informatieverzameling vaak extra informatie worden opgenomen. Informatie die door het andere informatiesysteem gebruikt wordt ter identificatie van relevante informatie. Op die manier ontstaat dan een starre configuratie die begint bij de uitgebreide informatieverzameling (1) en via het ene informatiesysteem (2) over de interface (3) doorloopt tot in het andere informatiesysteem (4).

Tegenwoordig hebben wij-met-zijn-allen – dat wil zeggen: de vele organisaties in al hun variërende en gevarieerde interne en externe samenwerkingsverbanden – te maken met legio informatieverzamelingen annex managende informatiesystemen met daartussen dito interfaces. Dat komt neer op de toevoeging van veel extra (schakel)informatie in veel informatieverzamelingen. Informatie waar geen van de managende informatiesystemen om heeft gevraagd of ook maar belang bij heeft. Informatie die desondanks toch zorgvuldig onderhouden moet worden – op straffe van uitval van (delen van) de informatievoorziening. Ook ontstaan er op die manier eindeloos veel starre configuraties. Configuraties die gemakkelijk en snel onderling afhankelijk raken. Het onderhoud aan interfaces ontwikkelde zich al met al tot een organisatieoverstijgende, arbeidsintensieve en foutgevoelige aangelegenheid.

De afgelopen (ruim) drie decennia is zowel door leveranciers van software/expertise als door betrokken organisaties zelf, ongelooflijk veel tijd en geld gestoken in de ontwikkeling en inzet van integratieconcepten, gereedschap en de organisatie van integratiemanagement. De tot nu toe behaalde resultaten steken daar (nog) schril tegen af en werken vaak alleen onder relatief eenvoudige/ideale omstandigheden.

Maar… waarom focussen we ons eigenlijk (vrijwel) uitsluitend op integratie via interfaces – hoe geavanceerd van opzet ook? Hoe kunnen we onze veelheid aan starre en onderling afhankelijke koppelingen voorzien van gewenste beweeglijkheid? Hoe, met andere woorden, ontwikkelen we die koppelingen tot goed geoliede scharnieren?

Dat vergt, inderdaad, een extra voorziening: een scharnierpen. Anders gezegd: een informatiehub, een overstappunt/verdeelpunt waar informatieverkeer ordelijk wordt doorgeschakeld. Zo’n informatiehub (scharnierpen) werkt enerzijds als krachtige organisator van onderlinge samenhang, terwijl de afzonderlijke informatieverzamelingen (scharnierbladen) tegelijkertijd losser van elkaar komen te staan.

Op die manier kan elke informatieverzameling annex managend informatiesysteem zich weer geheel en al toeleggen op de eigen ‘business’ – die vaak al ingewikkeld genoeg is. Ter invulling van de eigen informatiebehoeften meldt elk afzonderlijk informatiesysteem zich eenvoudigweg bij de centrale informatiehub, die nu de voorheen verspreid geregistreerde schakelinformatie bevat plus ondersteunende informatie ten behoeve van noodzakelijke adressering. Op de informatiehub liggen de informatiesleutels nu klaar voor doorschakeling naar bedoelde informatie. Informatie over, bijvoorbeeld, personen raakt via informatiehub in principe voor en vanuit elk aangesloten perspectief bereikbaar – in alle aanwezige overeenkomsten en verschillen.

Als zo’n informatiehub eenmaal naar tevredenheid ‘draait’, kunnen de nu losser (onafhankelijker) van elkaar verkerende informatieverzamelingen stap voor stap en op transparante wijze worden gereorganiseerd tot een duurzaam informatiestelsel.

Foute informatie wordt gecorrigeerd; duplicaten en inconsistenties verdwijnen langzaam maar zeker uit het ‘informatiestraatbeeld’. De behoefte aan opslag en aanverwant beheer daalt. Uit de stelselmatige organisatie van informatie ontwikkelt zich een beperkt aantal authentieke informatieverzamelingen annex managende informatiesystemen waar tal van toepassingsgerichte informatiesystemen op uniforme wijze gebruik van maken. De kwaliteit van informatiebetekenis neemt toe. Veel informatiesystemen worden nu kleiner, eenvoudiger en wendbaarder. Nieuwe informatiebehoeften worden sneller ingevuld; de time to market ervan daalt. Kwaliteit en snelheid van dienstverlening nemen sterk toe.

Ziet u het? Zo ontstaat een nieuw en duurzaam informatiestelsel waar mensen in allerlei samenwerkingsverbanden productief mee dóór kunnen. Een krachtige en infrastructureel ingestoken scharnierpen die elk van haar vele en los van elkaar opererende scharnierbladen zowel bijeenhoudt als ook alle gewenste bewegingsruimte laat. Hup informatiehub!

Voorgaande tekst is eveneens gepubliceerd op mijn blog “Informatiekundig bekeken”.