Vloeibare organisatie aan zet
Jan van Til
De wereld verandert waar we
bij staan; nog elke dag nemen dynamiek en diversiteit toe. Vlot inspelen op
dergelijke omstandigheden blijkt vaak lastig en lukt mondjesmaat. En de kansen
die zich aandienen… zijn zo maar weer verkeken.
De mensen willen graag, maar
het is allemaal zo ingewikkeld geworden. De organisatie kent haar omlijnde
regels en vaste (cultuur)patronen. Veel van de ondersteunende ICT-systemen zijn complex – hun werking en onderlinge
samenhang vormen voor menig mens een moeilijk raadsel. De ooit in systemen
gestolde businessconcepten en werkwijzen sluiten veelal moeizaam aan op actuele
behoeften van mensen in het hier en nu. We kennen het probleem vaak maar al te
goed en uit eigen ervaring.
Wat we willen is dag in dag
uit en in al onze denkbare en (snel) wisselende verbanden met elkaar verkeren
en communiceren. Soepel en vlot. Altijd, overal en instantaan.
Steeds geavanceerdere
technologie maakt dat ook daadwerkelijk mógelijk. En
toch loopt, gek genoeg, dat onderlinge informatieverkeer maar al te vaak stroef
en stroperig. Lang zo soepel en vlot niet als we op grond van de technologische
ontwikkelingen van de afgelopen decennia verwachten! Verlangend naar meer
vloeibaarheid, vertoont de organisatie daarentegen
eerder de trekken van een stolsel dat stagnerend inwerkt op bloedsomloop annex
leven in, met en van de organisatie.
Hoe krijgen we de organisatie
vloeibaar? Wat is het dat verdere vooruitgang tegenhoudt? In hedendaagse
dynamiek is soepele en vlot wendbare organisatie nodiger dan ooit!
Hoe worden we als die
snelstromende rivier? Bruisend en vol gevarieerde actie. Een rivier die af en
toe kolkend buiten haar oevers treedt waardoor – nadat ‘de rust’ is weergekeerd
– haar bedding verlegd blijkt. Een bruisende rivier die in de bedding van het
moment haar vaste, bruisende vorm heeft. Een bedding die doorgaans marginaal
verandert, maar soms ook radicaal – om even daarna ‘als vanouds’ weer die
snelstromende en bruisende rivier te ‘begeleiden’. Herkent u het? Het is de
realistische en vertrouwenwekkende dynamiek van open systemen a la Ilya Prigogine.
In vloeibare organisatie ligt
de nadruk sterker op organiseren (werkwoord) dan op de organisatie (zelfstandig
naamwoord). En organiseren vindt haar basis in persoonlijke onderlinge
relaties; in organiserende personen. In hedendaagse dynamiek en diversiteit
organiseren personen simultaan vele, heel gevarieerde en ook wisselende
relaties. Voortdurende wisselwerking dus – personen en hun onderlinge relaties.
Zo creëren organiserende personen voortdurend vloeibare organisatie.
Organiserende personen
drijven meer en meer op ad hoc samenwerken en ad hoc
samenwerkingsverbanden. Organiserende personen werken continue en intrinsiek
vanuit hun netwerk aan relaties en zijn dus intensief verbonden met de wereld,
d.w.z. met andere organiserende personen: collega’s, klanten, overheid,
partners, toeleveranciers enzovoort. Organiserende personen vertrouwen vast op
de bestendigheid van hun dynamisch portfolio aan gevarieerde en variërende
relaties. Organiserende personen weten dat die relaties deels buiten de eigen
persoonlijke en directe invloedssfeer liggen. Organiserende personen weten ook
dat de informatie over die relaties in nauwe samenhang met andere organiserende
personen tot stand komt.
Van gesloten
bedrijf/instelling naar open ecosysteem waarin tal van organiserende personen
simultaan deel uitmaken van vele wisselende en beweeglijke waardeketens
(netwerken zeg ook maar) die gemakkelijk meerdere organisaties doorsnijden.
Vloeibare organisatie: verleg focus van organisatie naar organiseren. Dat geeft
veerkracht en daarmee ook ongedachte slagkracht. Organiserende personen creëren
vloeibare organisatie en vloeibare organisatie creëert op haar beurt
handelingsruimte voor organiserende personen. Het is in die krachtige en
zichzelf versterkende wisselwerking dat organiserende personen met genoegen het
maximale manifest maken.
Onze (bureaucratische)
organisaties zijn van voor naar achter en van hoog tot laag solide ingericht.
Ingericht op zekerheid, op voorspelbaarheid, op standaards, op uniformiteit, op
vastigheid. Als één brok zelfstandig naamwoord, zeg ook maar.
Intensief contact met
hedendaagse dynamiek vraagt echter ook – en ook steeds nadrukkelijker – om
vloeibaarheid. En vloeibaarheid vraagt om ruimte voor organiserende personen en
hun relaties. Dat vraagt om loslaten. Loslaten van het zelfstandige naamwoord.
Wie niet durft los te laten,
merkt dat wat in kramp wordt vastgehouden als (vloeibaar?) zand tussen vingers
doorloopt. En wie zijn vuist, in reflex, nog steviger sluit, merkt tot eigen
schrik bespoediging van al lopend proces. Maar wie, het klinkt paradoxaal,
zelfstandig naamwoord in vertrouwen loslaat, krijgt daarvoor gegarandeerd een
massa veelbelovende werkwoorden terug!
Hoe vloeibaar/vast wilt u
zijn? Zo vloeibaar/vast als de voorliggende situatie vraagt. Soepel en vlot.
Sneller dan de concurrentie. U wilt dag in dag uit en in al uw denkbare en
(snel) wisselende relaties over en weer adequaat kunnen communiceren. En
communiceren is organiseren. En organiseren is een werkwoord.
Nu is het zo dat we vandaag
de dag leven in heuse informatiemaatschappij. Dat rechtvaardigt de vraag naar
impact van vloeibare organisatie op informatievoorziening. Tja, die moet
natuurlijk ook vloeibaar zijn! En dat betekent dat informatie zo gestructureerd
dient te zijn dat ze naar behoefte – situationeel dus; d.w.z. ten behoeve van
alle denkbare en (snel) wisselende relaties – beschikbaar komt voor
organiserende personen. Anders gezegd: informatie moet zo gestructureerd zijn
dat ze niet meer met vooraf vastgestelde
betekenis – dat werkt niet meer, maar… met situationele
betekenis – vloeibaar – aan komt ‘stromen’ ten behoeve van het onderhanden werk
van organiserende personen in het hier en nu. De wereld verandert immers waar
we bij staan….
Zoals we ons vertrekpunt
verleggen van de organisatie naar organiseren; dus naar organiserende personen
en hun relaties – zo verleggen we met betrekking tot informatie ons vertrekpunt
van alles wat concreet voor handen/ogen is naar de relaties ertussen. Met
betrekking tot die relaties kiezen we een fijnmazige informatiestructuur die
voor alle betrokken organiserende personen voldoende betekenisvol en
gemeenschappelijk is. Want alleen vanuit gemeenschappelijke betekenisgeving
‘stromen’ organiserende personen samen vruchtbaar vèrder!
Een dergelijke
informatiestructuur noemen we ook wel informatie-infrastructuur. Zo’n structuur werkt immers als enkelvoudige voorziening van
fijnmazige betekenissen voor een veelheid aan heel verschillende organiserende
personen met heel gevarieerde en ook variërende belangen en dus relaties.
Uit gemeenschappelijke
betekenis van informatie in enkelvoudige informatie-infrastructuur, combineren
organiserende personen vanuit behoeften die voortkomen uit hun onderhanden werk
de benodigde informatie. Dat lukt met gemeenschappelijke
informatie-infrastructuur die organiserende personen situationeel ten dienste
staat met informatie op maat (vloeibaar dus) over de relaties die door hen
worden onderhouden. Zo biedt infrastructurele gemeenschappelijkheid alle ruimte
tot de vloeibare informatie- en organisatiedynamiek van het moment.
Op basis van deze nieuwe informatie-oriëntatie ontstaan ook nieuwe applicatie-oriëntaties. Aan de ene kant van het spectrum
ontstaan er de vaste, duurzame applicaties met een door en door
(informatie-)infrastructureel karakter. Aan de andere zijde van datzelfde
spectrum ontstaan de vloeibare, Kleenex-achtige,
applicaties die intensief gebruik maken van enkelvoudige
informatie-infrastructuur en vrij snel/gemakkelijk
kunnen worden vervangen of aangepast als zich nieuwe omstandigheden aandienen
die om nieuwe combinaties van dezelfde infrastructurele informatie vragen.
Ter eventuele geruststelling:
het leeuwendeel van de informatie voor vloeibare organisatie is vast van
karakter. Hedendaagse dynamiek eist echter wel dat die vastigheid op allerlei
momenten en op een veelheid aan onvoorspelbare manieren beschikbaar is. En dat
vereist op haar beurt een heel losse en fijnmazige organisatie van die vaste
informatie tot infrastructurele informatieverzamelingen met voldoende
gemeenschappelijke betekenis voor organiserende personen.
Informatie-infrastructuur levert ongekende mogelijkheden voor onvoorzien en
eindeloos gevarieerd (vloeibaar) combineren ten behoeve van tal van
organiserende personen en hun onderlinge relaties tot vloeibare organisatie.
Vloeibare informatie uit
vloeibare applicaties vergroot het potentieel tot vloeibare organisatie enorm!
Het is immers op die manier dat organiserende personen dag in dag uit en in al
hun denkbare en (snel) wisselende verbanden betekenisvol met elkaar kunnen
verkeren en communiceren. Soepel en vlot. Altijd, overal en instantaan.
En dat niet alleen binnen de
enkele organisatie, maar ook op veel ruimere schaal: in (wereldwijde)
informatiemaatschappij – dus burgers, bedrijven en overheden sámen! In al hun gevarieerde en variërende onderlinge
verbanden. Ook informatiemaatschappij gedijt het beste als open ecosysteem op
vloeibare informatie op basis van solide informatie-infrastructuur ten behoeve
van vele organiserende personen en hun relaties.
Vloeibare informatie tot
vloeibare organisatie staat alvast uitbundig te wenken om wereldwijd door te
breken met haar baanbrekende mogelijkheden. En de slag die we er mee kunnen
slaan … is van dezelfde orde.
Waar wachten we eigenlijk nog
op?
September
2009, 2009 © Jan van Til
Voorgaand
artikel is eveneens gepubliceerd op mijn blog “Informatiekundig bekeken”.