Oriëntatie op Mens en Informatie

 

Jan van Til

 

 

In hun boek Information Orientation; The Link to Business Performance (2001) reiken de auteurs (D.A. Marchand, W.J. Kettinger en J.D. Rollins) een raamwerk aan voor effectief informatiegebruik met het oog op verbetering van bedrijfsprestaties. Het belang van effectief menselijk informatiegebruik neemt sterk toe en wordt met de dag tastbaarder – niet alleen in bedrijf, maar zeker ook in moderne (informatie)maatschappij.

De auteurs richten zich met hun raamwerk expliciet op het bedrijfsleven en nemen hun vertrekpunt primair bij het enkele bedrijf. Daarmee gaan zij voorbij aan de notie dat het krachtenveld waarin bedrijf en maatschappij vandaag de dag opereren sterk informatisch van karakter is en dat de organisatie m.b.t. het informatische aspect niet langer het primaat heeft. Dat de werkingskracht van informatie veel ruimer is dan het enkele bedrijf en zich ook niet binnen de ‘grenzen’ van de enkele onderneming laat vangen, krijgt in Information Orientation geen aandacht van betekenis.

 

Dat raamwerk, het kreeg de naam “Information Orientation” mee; kortweg IO, steunt op drie vitale ‘informatiecompetenties’: IT praktijk, informatiemanagement praktijk en de praktijk van menselijk gedrag met informatie. Genoemde competenties zijn volgens de auteurs nauw met elkaar verweven en vertonen continue wisselwerking. En de mate waarin een bedrijf deze drie competenties zowel implementeert als ook onderling integreert bepaalt haar oriëntatie op informatie, haar IO, en daarmee haar mogelijkheden voor uitstekende bedrijfsprestaties in de ‘information age’.

 

IO staat, met andere woorden, voor de mate waarin een bedrijf onderling samenhangend (holistisch) beschikt over drie cruciale informatiecompetenties. Haar IT praktijk; ofwel de mate waarin een bedrijf erin slaagt IT (applicaties en infrastructuur) effectief te managen om het werken ermee mogelijk te maken. Vervolgens haar informatiemanagement praktijk: de mate waarin een bedrijf erin slaagt informatie met het ook op gebruik effectief te managen. En ten slotte haar menselijk gedrag met informatie: de mate waarin een bedrijf erin slaagt op haar personeel waarden (en in het kielzog daarvan gedrag) over te brengen die leiden tot effectief gebruik van informatie.

 

Nieuw is, volgens de auteurs, dat een bedrijf op alle drie de informatiecompetenties in onderlinge samenhang moet uitblinken, wil het in informatiemaatschappij tot uitzonderlijke prestaties kunnen komen. Daarbij wordt in het bijzonder de derde informatiecompetentie als een sterk onderontwikkeld gebied aangemerkt. Voor de eerste twee informatiecompetenties zijn in de afgelopen decennia formele en afzonderlijke managementgebieden ontstaan. Voor de derde informatiecompetentie is binnen of vanuit de eerste twee nooit draagvlak ontstaan, terwijl personeelskundigen/organisatiekundigen de nauwe relatie tussen gedrag en informatie en het belang ervan voor effectief informatiegebruik tot nu toe nooit (voldoende) hebben onderkend.

 

Als gevolg van sterk toegenomen en nog steeds toenemende beweeglijkheid en veranderlijkheid in informatiesamenleving – en dus ook in bedrijf, is er in totaliteit steeds meer informatie nodig om de zo gevarieerde en ook sterk variërende menselijke (bedrijfs)activiteiten continue in goede banen te leiden. Steeds meer mensen komen in steeds gevarieerdere situaties met steeds meer en ook wisselende groepen mensen in aanraking en geven informatie situationeel betekenis/waarde. Om die reden hanteren de auteurs een ‘people-centric view’ met betrekking tot het gebruik van informatie in al deze situaties. Één en ander uiteraard in nauwe samenwerking met een uitstekende IT annex informatiemanagement praktijk! De auteurs onderstrepen dat daarvoor ‘relevant business context[s]’ moeten worden gedefinieerd, maar werken de implicaties van dat idee in de richting van de door hun onderkende informatiemanagement praktijk niet of nauwelijks uit. Dat is jammer, want ook daar ligt een belangrijke sleutel tot werkelijk majeure verbetering van bedrijfsprestaties.

 

Heel verdienstelijk is het dat de auteurs de aandacht (in samenhang met de reeds bekende informatiecompetenties) prominent vestigen op het nu sterk aan belang winnende menselijke aspect van het geheel; op de ‘people-centric view’ met het oog op effectief menselijk informatiegebruik.

Ondanks de massa aan ondersteunende (!) technologie zijn het meer dan ooit mensen die dagelijks op basis van een veelheid aan informatie vele beslissingen nemen om een waaier aan wisselende bedrijfsactiviteiten steeds weer opnieuw tot een succesvol einde te brengen.

Dat lukt beter als mensen over een voldoende goede IO beschikken en dus ook vanuit een grondig ontwikkelde praktijk van menselijk gedrag met informatie (de derde informatiecompetentie) in relatie tot hun onderscheiden businesscontext(en) adequaat worden ondersteund. Dat roept om erkenning en formalisering van management rond de derde informatiecompetentie: de praktijk van menselijk gedrag met informatie. Mensen, voorzien van de juiste hulpmiddelen – lees: technologie en data, moeten competent worden om deze hulpmiddelen te begrijpen, te waarderen en op de juiste manier toe te passen met het oog op effectief informatiegebruik. Dat gaat vandaag de dag niet (meer) vanzelf; de wereld annex bedrijfsomgeving is daarvoor veel te dynamisch, veranderlijk en complex geworden.

Dat lukt ook beter als mensen automatisch op het juiste moment over de juiste informatie in combinatie met de juiste context beschikken. Dat stelt ze in staat de bedoelde betekenis/waarde toe te kennen teneinde de juiste activiteiten in gang te kunnen zetten. Dat vraagt om een nieuwe – contextuele – organisatie van informatie vanuit de informatiemanagement praktijk (tweede informatiecompetentie). En dat zorgt dan voor informatievoorziening op contextuele maat, want telkens toegesneden op de voorliggende situatie die om een menselijke beslissing vraagt. Die contextuele maat voorkomt effectief de ons inmiddels welbekende informatie-overload. Maar, zoals gezegd, laten de auteurs het concept context (in dit boek) onuitgewerkt liggen.

 

Effectief informatiegebruik met het oog op substantiële verbetering van bedrijfsresultaten krijgt vaste(re) vorm wanneer bedrijfsmanagement oog krijgt voor en vervolgens serieus werk gaat maken van de drie onderling nauw verbonden informatiecompetenties: IT praktijk, informatiemanagement praktijk en de praktijk van menselijk gedrag met informatie.

Niet gemakkelijk, wel noodzakelijk! Dat maken de auteurs in Information Orientation voldoende duidelijk.

Want met alsmaar toenemende dynamiek en veranderlijkheid van bedrijfssituaties nemen de mogelijkheden voor (traditioneel) hiërarchische sturing navenant af. Wie het (door)ziet en tijdig overstapt op netwerksturing, weet dat er in totaliteit (veel) meer informatie nodig is, maar spitst informatievoorziening dankzij een andere insteek (netwerk!) van de informatiemanagement praktijk steeds toe op de situatie die om een beslissing vraagt. Op die manier zorgt de informatiemanagement praktijk dankzij contextuele organisatie van informatie stelselmatig voor overzicht in de groeiende informatieverzamelingen die dankzij uitstekende IT praktijk ordelijk beschikbaar worden gehouden.

 

Wat dat oplevert? Een hoge IO, soepel maatschappelijk informatieverkeer en sterk verbeterde bedrijfsprestaties!